Cet article liste un ensemble de bonnes pratiques à recommander à vos participants, votants ou non, lors de votre réunion en visio-conférence.
Après cette lecture, vous serez prêts à éviter les aléas des réunions en visio-conférence !

Vous pouvez reprendre les éléments de cet article en communication interne pour permettre à vos Conseils et Assemblées de se tenir le mieux possible.

Micros

Avant d'arriver en réunion

Chaque participant a la capacité, en entrant dans la réunion, d'activer ou non son micro.

Capture d'écran du sas d'entrée de la réunion

Avant d'arriver en réunion, il est bon que vos participants vérifient que leur micro fonctionne.

Si un micro ne fonctionne pas, n'hésitez pas à recommander de cliquer sur "Besoin d'aide" pour que nous assistions votre participant.

Lors de la réunion

Lorsque tout semble fonctionner, il est préférable que chacun désactive son micro, pour éviter de faire du bruit ou de l'écho.
Il peut être activé ou désactivé via un bouton en haut de l'interface sur ordinateur :

Icône de micro désactivé

Si plusieurs personnes se trouvent dans la même pièce, une seule doit activer son micro et le son de son ordinateur. Sinon, un effet larsen très désagréable peut se produire.

Caméra et réseau

Une réunion en visio-conférence sollicite le réseau de vos participants.
Utiliser une connexion par câble est idéal. En Wi-Fi, il vaut mieux être proche de la box.

D'autres appareils et applications peuvent aussi solliciter le réseau. Les décodeurs TV et les sauvegardes Cloud (Dropbox, OneDrive et autres) sont particulièrement gourmands.

Vous pouvez aussi recommander de couper la caméra, pour vos participants dans des régions moins bien connectées.

Si un participant est en difficulté avec son réseau, n'hésitez pas à lui demander de solliciter notre équipe en cliquant sur "Besoin d'aide".

Chat et prise de parole

Le chat est ouvert à tous vos participants. Vous pouvez l'utiliser aussi pour gérer les prises de parole !

Un participant devrait alors demander à prendre la parole depuis le chat, et un organisateur désigné peut attribuer la parole lors des moments d'échange.

Support

Et surtout, n'hésitez pas à nous solliciter !

Notre équipe d'ingénieur est en régie pour votre réunion : en cas de problème, nous sommes disponibles via le bouton "Besoin d'aide".
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