En amont de votre réunion vous pouvez à tout moment envoyer des relances par mail à vos participants pour les inciter à rejoindre votre séance, prévoter, déposer un pouvoir…

Depuis le Panneau de Contrôle de votre séance, cliquez d’abord sur ce bouton :

Bouton d'accès aux campagnes de mailing

Cela vous amènera dans l'interface de mailing. Ici vous pourrez créer vos campagnes de relance.

Ce bouton apparaît une fois les convocations envoyées.

Création d'une nouvelle campagne de mailing

Bouton de création d'une nouvelle campagne de mailing

Envoi de la relance

Contenu

Interface de création d'une campagne

Comme tout mail classique, vous devrez saisir un sujet et un corps de message. Les mails de relance contiennent le bouton pour rejoindre la séance.

Ciblage

La plateforme vous permet également de faire un ciblage filtré sur les destinataires de l'email de relance :

N'a pas rejoint : cible tous les participants qui n'ont pas encore rejoint la réunion.
A rejoint : cible tous les participants qui ont déjà rejoint la réunion.
A rejoint mais n'a pas voté : cible tous les participants qui ont rejoint mais qui n'ont pas encore enregistré de vote sur la plateforme.
Mandataire n'ayant pas voté pour son mandant : cible tous les participant ayant reçu des pouvoirs mais qui n'ont pas voté pour leur mandant
A voté : cible tous les participants qui ont rejoint la réunion et enregistré des votes.
Tout le monde : cible tous les participants

La plateforme offre également la possibilité de faire un ciblage individuel en cochant l'option Ciblage individuel :

Option de ciblage individuel

Si cette option est activée, seules les personnes cochées recevront l'email. Vous pouvez également faire une recherche par Nom, par Prénom ou par personne morale représentée pour cocher ou décocher les destinataires en ciblage individuel.

Une fois que vous avez composé l'email et sélectionné les destinataires, vous n'avez plus qu'à cliquer sur "Envoyer la campagne".

La campagne est envoyée immédiatement. Si elle concerne un grand nombre de personnes (plus de 500), alors elle pourra prendre quelques minutes à arriver.

Réception de la relance

Chaque relance contient non seulement le texte que vous aurez renseigné, mais aussi un bouton permettant d'accéder directement à votre séance.

Bouton affiché dans le mail de relance

Ainsi, si vos participants cherchent comment accéder à la réunion, il leur suffira d'utiliser n'importe quel mail de relance !

Pour plus d'informations à ce sujet : Comment les participants de ma réunion vont-ils se connecter à Nüag ?
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