Nüag vous permet d'ajouter tous les participants de votre séance en une seule fois, qu'ils soient votants ou non.
Cet ajout se fait au moyen d'un fichier tableur utilisable avec Microsoft Excel ou LibreOffice Calc. N'hésitez pas à demander le fichier-modèle au support via le chat ou à support@nuag.fr

L’import de votre fichier de participants dans Nüag ne peut être effectué que si vous avez déjà créé votre séance et renseigné les collèges (si votre séance comporte des collèges).

Vous trouverez le fichier-modèle dans l'onglet "Participants".

Dans ce fichier, chaque ligne représente un participant personne physique ou personne morale.

Le tableau des participants

Une fois le tableau rempli, vous pouvez nous l'envoyer directement via le chat ou à support@nuag.fr

Une analyse automatique sera réalisée pour relever tous les points d'attention, s'assurer que les voix seront bien distribuées et que les convocations seront bien délivrées

Le format du tableau et la ligne d'entête sont importants pour garantir une analyse rapide et un import efficace.

Colonnes du tableau

Nom et prénom

Le nom de famille et le prénom du participant.
Dans le cas d'une personne morale, il s'agit de la personne représentant la structure. Par exemple la gérance, la présidence, la direction…

Vous n'avez pas ces informations ? Contactez notre support.

Email

L'adresse email du participant.
De préférence, utilisez des adresses emails spécifiques : évitez contact@example.com, pour privilégier jean.dupont@example.com.

Renseignez une seule adresse email par ligne.

Si une personne dispose de plusieurs adresses emails, renseignez la plus spécifique ou la principale.

Raison sociale

Raison sociale de la personne morale représentée, le cas échéant.

Si par exemple vous invitez une association à votre séance, il s'agirait du nom de l'association.

Vous pouvez aussi renseigner la raison sociale d'un non-votant, par exemple pour le cabinet de votre expert-comptable ou pour un partenaire institutionnel.

Intervenant (pour les séances avec visio-conférence)

Cette colonne indique oui si le participant doit avoir un accès immédiat à la scène lors de votre visio-conférence, ou non si elle doit plutôt rejoindre le public.

Si votre séance n'a pas de visio-conférence sur Nüag, vous pouvez laisser cette colonne vide si elle est présente.

Nombre de voix

Le nombre de voix de chaque personne, ou bien 0 si la personne ne vote pas en son nom propre.

Les délégations de pouvoir n'ont pas d'influence sur ce nombre !

Nom du collège (pour les séances avec collège)

Le nom du collège du votant. Pour les non-votants, vous pouvez laisser vide.

Si votre séance n'a pas de collège, vous pouvez laisser la colonne vide si elle est présente.

Colonnes supplémentaires (métadonnées)

Une fonctionnalité que votre service informatique va apprécier.

Nüag conserve les colonnes supplémentaires et vous les restituera lors des exports tableur.

Ainsi, si vous souhaitez par exemple conserver un identifiant interne (comme un code adhérent, un numéro de contact, un identifiant d'actionnaire…), vous pouvez ajouter une colonne Identifiant par exemple et indiquer les identifiants dans la case.

Par sobriété, et afin de garantir une protection optimale des données personnelles, ne renseignez pas d'informations personnelles non pertinentes sur Nüag dans ces colonnes. Évitez par exemple de renseigner le genre ou le nombre d'enfants de vos participants : Nüag ne s'en servira pas.

Un exemple avec deux colonnes supplémentaires : Identifiant et Référence

Questions fréquentes

Quelles analyses sont réalisées sur le fichier ?

Nüag vérifie que toutes les informations soient remplies et cohérentes. Le fichier est analysé sous toutes les coutures : droits de vote, homonymies, adresses emails, etc...

Que faire si une seule personne est présente plusieurs fois ?

Nüag gère parfaitement les situations dans lesquelles un seul participant représente plusieurs personnes morales, ou encore sa propre personne physique associée à une ou plusieurs personnes morales.

Le support vous notifiera systématiquement lorsque ce genre de situation est détectée, pour valider avec vous la distribution des droits de vote.

Le participant lui-même pourra se connecter une seule fois sur Nüag, et disposer de tous ses droits de vote

Jean DUPONT, représentant son entreprise et votant en nom propre

Les informations pourront-elles être changées plus tard ?

Nüag vous laisse la main : si vous devez changer des informations plus tard, ce sera tout à fait possible depuis votre panneau de contrôle.

Que faire si je ne dispose pas de l'adresse email d'un participant ?

Vous pouvez laisser la case "Email" vide pour ce participant.

Dois-je mettre tous les participants, même ceux qui ne votent pas ?

Oui : ils bénéficieront sur Nüag d'un espace documentaire, et si d'aventure ils devaient recevoir un pouvoir, alors ils seront déjà enregistrés dans Nüag.

Vous pourrez aussi bénéficier de l'émargement en séance pour ceux-ci, le cas échéant..

Dois-je mettre tous les participants, même ceux qui ne viennent pas ?

Oui : même si un participant ne peut pas venir, il pourra éventuellement voter en ligne ou déposer un pouvoir.

Avoir toute la liste des participants permet à Nüag de garantir la traçabilité de toutes les actions.

Dois-je vraiment mettre tous les participants, même ceux qui ont déjà voté par courrier, ..?

Oui : Si des votes ont déjà été réalisés par courrier ou tout autre moyen, ils pourrons être renseignés dans Nüag.

En bref : renseignez toutes vos parties prenantes dans Nüag.

Combien de colonnes supplémentaires puis-je ajouter ?

Vous pouvez ajouter jusqu'à 10 colonnes dans le fichier.

Y a-t-il une limite de taille sur les cellules des colonnes supplémentaires ?

Oui : Chaque cellule ne peut faire que 100 caractères au maximum.

Cette limite ne s'applique pas aux colonnes utilisées par Nüag comme le nom ou l'email.
Cet article a-t-il répondu à vos questions ?
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